Resolución 042 de 2020 de la DIAN

Es el documento que a partir del 15 de agosto del 2020 debe elaborar todo comprador para acreditar la compra de un bien o servicio, cuando requiere que ese valor sea reconocido por la DIAN como costo o deducción de su declaración de renta, cuando hace transacciones con una persona o un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente; es decir, el comprador debe realizar un documento soporte cuando le compra a un proveedor no responsable de IVA, antes llamados “régimen simplificado”.

Características del documento soporte:

  1. El comprador lo elabora para soportar las compras que realiza a los no responsables de IVA y sirve para documentar la transacción que da lugar a la deducción de costos y gastos o impuestos descontables para efectos de renta.
  2. El documento soporte se hará exigible, de acuerdo con el numeral 5 del artículo 55 de la Resolución 42, a partir del 15 de agosto de 2.020.
  3. El documento soporte puede ser en papel o por computador; lo mas importante es que tenga la numeración consecutiva y la resolución de autorización de numeración expedida por la DIAN.

Los requisitos, establecidos en el artículo 55 de la Resolución 00042 de 2020, son los siguientes:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación, que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia, no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria -NIT-, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT- del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a proveedores no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la DIAN ponga a disposición las citadas especificaciones, a través del servicio informático electrónico.
6. Tener la descripción específica del bien comprado o del servicio prestado; y
7. Detallar el valor total de la operación.

Observación General:

  • Los tiquetes de maquina registradora expedidas por el sistema POS, a partir del primero (1) de noviembre del año 2020, no servirán para soportar compras, costos y gastos; es decir, las entidades deben solicitar factura electrónica para poder soportar ante la DIAN sus transacciones contables con personas o entidades no obligadas a facturar.
  • Cuando el adquiriente sea facturador electrónico, el documento de que trata el artículo 55 de la Resolución 42 deberá generarse en forma electrónica, atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN-, cumpliendo además con los siguientes requisitos señalados en los numerales del 1 a 7° del artículo 55 de la Resolución 42:
    1. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-.
    2. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN-.

En conclusión, a partir del 15 de agosto del 2020, los costos y gastos justificados con soportes diferentes a la factura de venta, documento equivalente a factura o documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, no seran sujetos a deducción, por lo tanto, la organización adquiriente, tendrá que tributar sobre dichos costos y gastos.

Los documentos equivalentes a factura que continúan vigentes son los siguientes:

1. Tiquete de máquina registradora con sistema POS (Vigente hasta octubre 31 de 2020).
2. Boleta de ingresos a cine.
3. Tiquete de transporte de pasajeros.
4. Extracto expedido por sociedades financieras y fondos (Incluye cooperativas y fondos de empleados).
5. Tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
6. Documento en juegos localizados.
7. Boleta, fracción o formulario en juegos de suerte o azar, diferentes de juegos localizados.
8. Documento expedido para el cobro de peajes.
9. Documento de operación de la Bolsa de Valores.
10. Documento de operaciones de la Bolsa Agropecuaria y de otros commodities.
11. Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.
12. Boleta de ingreso a espectáculos públicos; y
13. Documento Equivalente Electrónico (Pendiente de definir y reglamentar por la DIAN).